Klient: Biuro Rachunkowe RekinTax, Warszawa, Polska
Biuro Rachunkowe RekinTax, z kilkuletnim doświadczeniem w obszarze usług księgowych, stanęło przed szeregami wyzwań związanych z obecnym hostingowym rozwiązaniem. RekinTax, znane ze swojego profesjonalizmu i precyzji, podjęło decyzję o migracji do platformy Microsoft 365, aby sprostać rosnącym wymaganiom rynku oraz poprawić efektywność i bezpieczeństwo swojej działalności.
Wyzwania:
- Rosnące koszty hostingowe: Klient doświadczał stale rosnących kosztów związanych z obecnym hostingowym rozwiązaniem, co zmusiło ich do poszukiwania bardziej ekonomicznej opcji.
- Niska jakość wsparcia technicznego i biznesowego: Klient zgłaszał problemy z dostępnością oraz jakością wsparcia technicznego i biznesowego ze strony obecnego dostawcy, co negatywnie wpływało na ich efektywność.
- Długi czas reakcji na zgłoszenia: Brak błyskawicznej reakcji na zgłoszenia i rozwiązanie problemów wpływało na płynność pracy biura rachunkowego.
- Wzrost potrzeb związanych z bezpieczeństwem: W obliczu rosnących zagrożeń cybernetycznych klient pragnął zwiększyć poziom bezpieczeństwa swoich danych.
- Dodatkowe potrzeby związane z aplikacjami biznesowymi: Klient miał dodatkowe wymagania związane z używanymi aplikacjami biznesowymi, które nie były w pełni obsługiwane przez obecne rozwiązanie.
Rozwiązanie:
Po przeprowadzeniu analizy potrzeb klienta oraz dostępnych opcji, zdecydowano się na migrację do platformy Microsoft 365. Proces migracji został przeprowadzony z pełnym zachowaniem ciągłości pracy klienta, eliminując jakiekolwiek przerwy w dostępie do poczty, kontaktów i aktywności.
Kroki Migracji:
- Przesunięcie Poczty: Zmigrowano całą skrzynkę pocztową klienta, zabezpieczając przy tym integralność danych oraz unikając utraty jakichkolwiek wiadomości.
- Migracja Kontaktów: Dane kontaktowe klienta zostały przeniesione bez utraty informacji, gwarantując pełną dostępność do ważnych informacji biznesowych.
- Przeniesienie Aktywności: Wszystkie aktywności, takie jak kalendarze i zadania, zostały bezproblemowo przeniesione, zapewniając ciągłość pracy biura.
- Wdrożenie Autentykacji Dwuskładnikowej (Two-Factor Authentication): Zwiększono poziom bezpieczeństwa poprzez wdrożenie autentykacji dwuskładnikowej, zabezpieczając dostęp do konta przed nieautoryzowanym dostępem.
- Adopcja Pakietu Microsoft 365: Klient został wdrożony do pełnego ekosystemu Microsoft 365, umożliwiając korzystanie z nowoczesnych narzędzi i aplikacji dostępnych w ramach tego pakietu.
- Szkolenia dla Pracowników: Pracownikom biura rachunkowego dostarczono szkolenia z obsługi nowych narzędzi oraz funkcji dostępnych w ramach Microsoft 365, aby zwiększyć ich efektywność.
Wyniki:
- Oszczędności finansowe: Dzięki przeniesieniu do Microsoft 365, klient zauważył znaczne obniżenie kosztów hostingowych.
- Poprawa jakości wsparcia: Klient doświadcza teraz znacznie lepszej jakości wsparcia technicznego i biznesowego ze strony dostawcy.
- Skrócenie czasu reakcji: Dzięki nowemu środowisku, czas reakcji na zgłoszenia został znacznie skrócony, co wpłynęło pozytywnie na efektywność pracy biura rachunkowego.
- Zwiększone bezpieczeństwo: Wdrożenie autentykacji dwuskładnikowej przyczyniło się do zwiększenia poziomu bezpieczeństwa danych klienta.
- Nowoczesne narzędzia biznesowe: Klient skorzystał z nowoczesnych narzędzi i aplikacji dostępnych w ramach Microsoft 365, co zaspokoiło ich dodatkowe potrzeby biznesowe.
Podsumowanie:
Dzięki śmiałej decyzji o migracji, RekinTax odnotowało znaczące korzyści. Oszczędności finansowe wynikające z obniżenia kosztów hostingu, usprawnienie wsparcia technicznego, skrócenie czasu reakcji na zgłoszenia, zwiększone bezpieczeństwo danych i nowoczesne narzędzia biznesowe stały się rzeczywistością dla biura rachunkowego.
Migracja do Microsoft 365 nie tylko zaspokoiła oczekiwania klienta, ale także otworzyła przed RekinTax nowe perspektywy rozwoju. Biuro może teraz efektywniej działać w dynamicznym środowisku biznesowym, co stanowi nie tylko historię technologicznej transformacji, ale również relację o determinacji, współpracy i pozytywnym wpływie innowacji na codzienną działalność biura rachunkowego RekinTax.
